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秘书工作四宝

2017年06月28日   信息来源:秘书工作
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    当好秘书离不开“四宝”,即工作日志、错误集锦、学习笔记和参会笔记。
    办公室是机关的中枢部门,承担着参谋、服务、协调等重要职能,发挥着承上启下、协调左右、沟通内外的关键作用。办公室工作既光荣又艰巨,既重要又平常,既系统又繁杂,秘书人员必须具备较强的综合素质和业务能力。回顾多年工作,结合自身实际,当好秘书离不开“四宝”,既工作日志、错误集锦、学习笔记和参会笔记。
    工作日志
    做好工作日志,可以帮助我们合理安排日程,及时总结工作,科学谋划工作。工作日志要做到日记录、周整理、月小结、年总结。其中,日记录最根本也最重要,我将其分为班头计划、班中调整、班尾梳理,工作心得四个步骤。班头计划是每天一上班,把当天的工作计划列出来,合理安排一天的工作内容。班中调整是根据工作中的实际情况,及时对工作计划进行合理的调整。班尾梳理是每天临下班,对一天的工作进行梳理,看看完成得如何,以便计划第二天的工作。工作心得是把工作中所思所想随时记录下来。周整理、月小结、年总结是每周、每月、每年对本阶段的工作进行梳理,看看完成得如何,以便计划第二天的工作。工作心得是把工作中所思所想随时记录下来。周整理、月小结、年总结是每周、每月、每年对本阶段的工作进行梳理汇总,看看都做了哪些工作,有怎样的工作体会,还存在哪些不足,进而确定下一阶段的努力方向。日记录做得扎实,月整理、月小结、年总结自然就不是问题。
    错误集锦
    “前事不忘,后事之师。”工作中的错误也是宝贵的财富,关键在于我们对错误怎么看、怎么办。首先,要有强烈的反省意识。以“吾日三省吾身”的精神,经常性地进行反思,想想工作中有哪些话说得不妥、哪些事做得不对。以存疑必究的态度,对工作中不能确定对错的地方进行深入思考和研究,甄别是非对错。其次,要深入分析错误。针对错误发生的外在表现,实事求是、客观公正地分析错误产生的内在原因。切不能偏袒自己、自欺欺人,找出一个不痛不痒、似是而非的理由,那样只会导致一错再错、错上加错。最后,也是最重要的,坚决改正错误。对每一个错误,应当有针对地制定切实可行的改正措施,在工作中严格要求自己,坚决改正错误,确保类似问题不再发生。
    学习笔记
    用笔学习,至少有这么几点好处。一是心能静下来。现代社会,容易浮躁,想要静下来学点什么越来越难,而用笔学习则可以让人放慢节奏、静下心来,能够学进去、入脑入心。二是理解更深刻。“好记性不如烂笔头”,看十遍可能不如写一遍印象深刻。在写的过程中,边记边思、边思边悟,每一个字、每一个词、每一句话蕴含的深层意思将会更加明了。所以,写并不是简单地记一记、画一画,而是一个深入思考、深切领悟、深刻理解的内在过程。三是复习更方便。我们的日常学习可能是零碎的、粗糙的,而学习笔记则是整体的、精细的,是日常学习中的精华部分。对这些精华时常进行复习,学习的效果会进一步巩固、拓展、升华。“温故而知新”,每一次回头看学习笔记,往往会有新体会,新收获。
    参会笔记
    对于秘书人员而言,准确领会领导意图既是基本要求,也是努力方向。要准确领领导意图,很重要的一个方面就是学习领会领导在会上的讲话。一方面,要注重“专”和“快”,心无旁骛、一心一意地听,紧跟会议进程、马不停蹄的记,把领导讲话的重点、要点详细准确地记录下来。另一方面,要注重“深”和“实”,学好会议记录,领悟会议精神。“深”就是“深入”,由此及彼、由表及里地学;“实”就是落实,结合实际、不折不扣地做。
    凡事贵在坚持,亦难在坚持。工作日志记几天,学习笔记记几页,错误集锦整几条,参会笔记记几次,这些并不难,难的是每一天、每一个月、每一年都坚持下来。只有下苦功、有恒心、勤思考,才能充分发挥“四宝”的作用,真正有利于干好工作,有利于自身成长。
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