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秘书工作:赢在境界,输在细节

2017年08月22日   信息来源:秘书工作
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  秘书工作涉及多方关系,从工作目标来看,要处理好质量与效率的关系;从工作主体来看,要处理好领导与下属的关系;从工作方式来看,要处理好主动与被动的关系。
  质量与效率
  秘书工作,既有质量的标准,也有效率的要求。要实现优质高效,必须坚持“三个标准”、做到“三讲”。
  “三个标准”:“不满意的不出手”。自己不满意的,领导往往也不会满意。任何一个件,在时间允许的情况下,都要自己满意了才能出手。“出手的件问不倒”。对报出的件,自己应当没有疑惑之处,做到情况清、政策清、法规清,让领导问不倒。换句话说,要把文、把事办明白,不能糊里糊涂向上报。“出手的件无硬伤”。该走的程序要到位,该把的关要把住,确保每个件不犯逻辑不清、错别字等低级错误。在报出每一个件的时候,都要问问自己:这个件自己是否满意,还有什么疑问,有什么地方不放心、不踏实,然后回头仔细查找。
  “三讲”,一是讲程序。只有程序到位,审核把关才能不缺位;程序一旦有疏漏,就可能做成“夹生饭”,给我们的工作带来麻烦甚至问题。讲程序,就是要按程序办事,对内坚持一级对一级负责,确保各项工作有序运转;对外注意发挥部门(业务单位)的作用,不能越俎代庖。
  二是讲规则。“接球不发球、打球不持球”,是办公厅(室)工作的基本规则。办公厅(室)的工作要么来自领导交办,要么来自部门或者地方的请示。工作中,不是我们想干什么,而是领导、部门或地方需要我们干什么;我们的任务是来什么干什么,而不能想什么做什么。换句话说,要接球、打球但不发球。对于接到的球,要马上处理,也就是不持球。不持球,就是不压件、不落件,任何一个球,上“踢”也好,下“踢”也罢,就是不能不“踢”。当然,“踢”球要按规则,规则的具体体现就是制度。一个部门、一个单位,工作要正常运转,必须健全各项制度,实行规范化管理,做到人人责任分明,处处有章可循。
  三是讲时效。办公厅(室)位居中枢,效率高低关系全局工作的正常运转。秘书工作人员必须牢固树立时效观念,对于普通文电,做到当天处理不过夜;对于复杂文电,要有时限要求,难以处理的,要及时请示,尽早解决问题。
  领导与下属
  秘书是为领导服务的,有参谋之职,无决策之权,在决策体系中处于被动地位,不能擅自行动、乱作为。做好秘书工作,既要做思想上的“巨人”,敢于、善于从领导的角度思考问题、提出意见;又要做行动上的“矮子”,按规矩办事,服从命令、听从指挥。具体来说,要强化“三个意识”、把握“一个关系”。
  “三个意识”,一是政治意识。没有政治上的坚定性就没有思想和行动上的统一性。作为秘书工作人员,要有高度的政治敏锐性和政治鉴别力,不仅要善于从政治上观察、分析问题,而且要把讲政治贯彻到每一项具体工作中。二是大局意识。一切服从于大局,一切服务于大局,是对秘书工作人员的基本要求。要时刻想着大局,牢牢把握大局,善于站在大局的高度认识问题、分析问题,提出解决问题的方案,并坚持在大局下行动。大局意识如果不强,就容易陷入本位主义和小团体主义,很难做好工作。三是服务意识。服务是秘书工作的根本。必须牢固树立服务意识,把服务贯穿于为领导、为部门、为地方乃至为人民服务的各个方面,贯穿于决策、执行的各个环节。
  把握“一个关系”,即谋事与做事的关系。要坚持“以领导的思维谋事,以下属的身份做事”,谋事时要“做领导”,确保不缺位;做事时要“做下属”,确保不越位。
  要以领导的思维谋事。在决策环节,必须树立领导意识,当好参谋、出好主意。要“不在其位谋其政”,要有领导的境界,多想想领导对这个事怎么看、领导需要我们做什么;要把自己当作领导,以领导的思维看问题,从领导的高度、角度想问题,从而提出解决问题的意见和建议。
  要以下属的身份做事。在落实环节,必须树立下属意识,抓落实、求实效。工作中不能做甩手掌柜、“事不关己、高高挂起”。要从思维和行动上,落实好领导的决策和意图,确保工作的顺利实施。如办会,要养成“查三遍”的习惯——制定方案全面检查,会前对照检查,会后再次复查,以防丢事、落事。办文,要养成“过三遍”的习惯——文件正式报出前,无论已经看了几遍、磨了几道,只要时间允许,要再“看一遍”,防止出现文字、逻辑方面的硬伤;“对一遍”,防止出现发文格式等方面的低级问题;“滤一遍”,领导交代的事,脑子里再进行一次回放,查漏补缺。
  要进行“情境体验”。通过情境体验,能够更加准确地把握领导需求,把握各个环节、各个细节,确保不出疏漏和问题。特别是在承办领导会议和活动中,“情境体验”尤为重要。承办领导会议和活动,重要的是确保细节到位、不落事,这方面即使有标准化的工作流程、模式化的操作规程,也难保不发生出人预料的事。
  主动与被动
  秘书工作的好坏,在很大程度上要看其参谋助手作用发挥是否到位。这就要求我们处理好主动与被动的关系,在保质保量完成日常服务工作的同时,主动发挥参谋助手作用,以提高参谋服务的有效性、针对性。具体来说,须找准自身定位、养成“三种习惯”。
  找准定位,就是要站准位。作为秘书工作人员,要守纪律、懂规矩,会干事、干成事,参谋到位而不越位,特别是不能擅自做主,代替领导拍板决策。要未雨绸缪,在领导决策前,超前谋划,收集决策所需信息,提出可供参考的意见和建议;在领导决策中,要立足全局,把握重点,协助理顺决策中的各种关系,化解有关问题和矛盾,优质高效地为领导决策提供服务;在领导决策后,要认真抓好落实,及时发现落实中的问题,并根据情况变化,提出调整意见,为领导完善决策服务。
  养成习惯,就是要“把制度融入习惯,以习惯培养作风”。要养成积累总结的习惯。对从事的各项工作,要分门别类建立业务专卷,做到无论什么时候、领导提出什么问题,都能尽快找到有关资料。对发过的文、办过的会、办结的事,以及承办的重大事项,事后要及时“回头看”,反思总结,提高思想认识,完善相关制度,充实有关资料。
  要养成合情合理合法的思维习惯。秘书工作涉及方方面面,每个人都可能遇到不熟悉的领域或事项。在处理这些问题时,要牢固树立合情合理合法的思维习惯,对拟出台的政策进行合情合理分析,认真判断其合法性,防止出现违法问题,从而把好法规政策关,确保质量。
  要养成注重细节毫不懈怠的习惯。“赢在境界,输在细节。”境界的高低,决定了参谋服务的水平;细节的处理,决定了工作的成败。无论办文办会还是办事,在事情没有完全结束前,对每一个环节、每一个细节都不能掉以轻心,要始终如履薄冰,细之又细,把细节作为把关的重点。
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