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办会想少出错,做到这三点很重要

2017年09月26日   信息来源:秘书工作
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  会务工作事项多、变化多、环节多,特别是大型会议,千头万绪、异常繁杂。如何做到心中有数、不出差错?结合实践中遇到的案例,我感到,办会应做到先行一步、多看一眼、深思一层。只有未雨绸缪,才能有效避免“败笔”。
  先行一步
  某局召开工作汇报会,在主客双方相互介绍的时候,发现席位牌出错,把客方某位同志名字中的“俊”打成了“佼”。尽管这位同志并不在意,还开玩笑帮工作人员解了围,但出现这样的低级失误,让会务工作人员倍感尴尬。事后查找原因,发现是工作人员送给打字员的客方名单上,手写的“俊”和“佼”比较相似,且会务工作人员在校对时思想上不够重视,未逐字审核,特别是忽略了会场布置检查环节,致使发生纰漏。
  做好会务工作,要求我们务必先行一步。反思案例,如果会务工作人员提前到会场走一走、看一看,把席位安排、人员名单、会议材料等关键要素好好查一查、对一对,这样的低级失误是可以发现并避免的。若是召开大型会议,还有必要模拟会议召开情形,大到会场布置、议程安排、设施设备,小到会标席卡、材料摆放、进场路线,都要一一检查落实,对落实不到位或衔接不畅的,要及时发现、及时督促、及时整改,确保人员到位、责任到位。
  多看一眼
  某地召开电视电话会议,领导讲话时忽然卡壳,会议临时中断。设备室的工作人员手足无措,信号传输正常、音响设备正常、灯光照明正常……想启动应急措施都无从下手。迅速与主会场取得联系后才知道,原来是领导修订过的讲话稿缺失了最后几页。事后查明,造成这一重大失误的原因是工作人员打印讲话稿时,因时间仓促,没有发现打印机缺纸,打印后也未仔细翻阅一遍。一时的疏忽,给会议效果造成很大影响。
  做好会务工作,要求我们务必多看一眼。反思案例,在日常工作中,打印页数较多的材料时,时常会出现空白页或打印不完整的情况。如果我们头脑中始终绷紧了这根弦,即使时间仓促,也会静下心来,再好好看一看。会议进行过程中,眼睛既要紧盯各项设备运转情况,又要安排专人现场跟踪会议进展,做好会场内外衔接工作,确保应变措施准确有效,保障会议万无一失。
  深思一层
  某系统举办全省运动会,离开幕还有一个小时,DVD播放机却突发故障,无法播出音乐。工作人员急出一身冷汗:眼看开幕式已经进入倒计时,音响师也联系不上,怎么办?按照应急预案,应准备两套播放设备,若所租场地部门没有,怎么办?好在大家急中生智,马上将工作人员分成两组,一组继续与场地音响管理部门联系,一组奔赴附近居民楼,挨家挨户去借播放机。后来正是从居民家里借到的两台播放机解了燃眉之急,避免了严重失误。
  做好会务工作,要求我们务必深思一层。反思案例,万幸的是活动前工作人员对设备进行了再次检查,及时发现了故障。设想,如果故障发生在仪式举行的过程中,那就难以收场了。因此,我们在筹备大型会议活动前,应多想一想可能出现的突发情况,如设备故障、突然断电、交通拥堵等,事先形成应急方案,以免措手不及。会议结束后,应及时召开小结会议,从会议分组讨论、参会人员交流等情况中,总结有效做法,查找工作不足,形成改进措施,为下一次会务工作打好基础。
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