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公文版头部分格式要素浅析

2017年12月27日   信息来源:秘书工作
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《党政机关公文格式》国家标准将版心内的公文格式要素划分为版头、主体、版记三部分。其中,公文首页红色分隔线以上的部分称为版头,包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人六个格式要素。版头部分的格式要素排布在公文首页,堪称公文的“门面”。版头部分的格式要素标注得准确、规范、美观,能够显示公文的严肃性和权威性;反之,如果标注得错误、无序、散乱,就会使读者对公文的第一印象大打折扣,甚至导致处理上的偏差。本文结合公文处理工作实践,对公文版头部分的格式要素进行分析解读,供读者参考。

 

一、份号

 

 

涉密公文应当标注份号。收文单位根据份号批抄分发公文,可以准确定位公文的受文对象,掌握每一份公文的流向。标注份号,对于公文的分发、查询、借阅、统计、清退、销毁等工作很有帮助,有利于加强公文的管理和利用。份号一般用六位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

 

份号的常见错情有:1. 涉密公文未标注份号。2. 位置标注错误,如标注在版心右上角。3. 份号不足六位或超出六位,如“0003”。4. 随意手写份号。

 

二、密级和保密期限

 

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限,并按照相应涉密等级严格管理。保密期限应当根据公文的内容,按照维护国家安全和利益的需要,限定在必要的期限内。正确标注密级和保密期限,既是对公文涉密内容的保护,也是对接触公文人员的提醒。密级和保密期限一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 


密级和保密期限的常见错情有:1. 涉密公文未标注密级,如某单位学习贯彻某个涉密公文情况的报告未标注密级。2. 位置标注错误,如标注在版心右上角。3. 保密期限中的数字用汉字标注,如“秘密★十年”。

 

三、紧急程度

 

紧急程度是指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。公文处理工作实践中,应根据公文内容实事求是、准确合理地确定公文是否标注紧急程度,标注哪种紧急程度。内容为常规的工作安排、总结或学习贯彻上级文件、领导讲话、会议精神等非紧急事项的公文,不应标注紧急程度。紧急程度一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。


紧急程度的常见错情有:1. 不急的公文却标注紧急程度。2. 位置标注错误,有的甚至随意在版头区域加盖“特急”印章。3. 纸质公文错用电报的紧急程度,如标注“特提”等。4. 紧急程度表述不规范,如标注“紧急”“急”等。


错情图例1:份号不足六位;保密期限中的数字用汉字标注;纸质公文错用电报的紧急程度。


 

 

四、发文机关标志

 

发文机关标志主要有两种形式:一是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成;二是发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志一般用红色小标宋体字居中排布,其字间距应适中,不宜太密。发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。


联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。


发文机关标志的常见错情有:1. 发文机关标志与标题、发文机关署名、印章不一致。如发文机关标志用“××市财政局”,发文机关署名或印章却是“××市财政局党组”或“××市财政局办公室”。2. 位置不规范。如发文机关标志上空距离过大,或距离下方的发文字号过远。

 

错情图例2:发文机关标志与标题、发文机关署名不一致。


 

五、发文字号

 

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。公文标注发文字号,可以表明公文出自哪个单位、形成的年度及顺序,既便于分类管理、查询检索,又便于公文引用。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别,要避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。一个表述准确的机关代字,应该与行文性质相匹配,有的单位不管上行文还是下行文,机关代字都用一个“发”字,这是不合适的,应该加以区分。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔 〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。


发文字号的常见错情有:1. 发文机关代字概括不准确。有的机关代字太长,多的甚至超过十个字,如某市重大生态项目建设领导小组办公室的机关代字为“×重大生态项目小组办发”;有的机关代字党政不分,如以××市财政局名义下发的公文却标注为“财党发”。2. 年份标注错误。如2016年拟制的公文,其发文字号中的年份仍错标为“2015”,这种错误在每年1月初经常出现;有的标注不规范,如2016年标注为“〔16〕”;有的不使用六角括号,却使用方括号、圆括号。3. 位置标注错误。如上行文发文字号居中标注,发文字号与红色分隔线相隔过大。 


错情图例3:上行文发文字号居中排布,未标注签发人;2016年拟制的公文,发文字号中的年份错标为“2015”。 


 

 

六、签发人

 

上行文应当标注签发人姓名,体现机关负责人已对所签发的公文审核把关。联合发文应由所有联署机关的负责人会签。“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。


签发人的常见错情有:1. 上行文未标注签发人。2. 签发人不是发文机关主要负责人或由其授权的负责人。3. 联合上行文的签发人只标注主办机关负责人,未标注其他机关负责人。4. 位置标注错误,联合行文时,“签发人”三字应与第一个签发人姓名处在同一行,有的却将“签发人”三字放在签发人姓名的中间行或与最后一个签发人姓名排在同一行。5. 签发人姓名使用的字体错误。6. 签发人应只标注姓名,有的还标注了签发人所在的机关名称或职务。


 错情图例4:“签发人”三字位置标注错误;签发人姓名使用的字体错误;标注签发人所在机关名称。 


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