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公文标题怎样“画龙点睛”?

2018年04月24日   信息来源:秘书工作
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  常言道:题好一半文。公文标题好比公文的眼睛。在公文标题拟制上下功夫,能起到“画龙点睛”的作用。
  要素的完整性
  常见问题:公文标题要素残缺,省略行文机关名称,乱用文种,甚至直接将文种作为公文标题等。
  《党政机关公文处理工作条例》第三章第九条第七款规定:公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。例如:《国务院办公厅关于加强和改进行政应诉工作的意见》,此标题要素由三部分组成。一是发文机关名称为“国务院办公厅”;二是事由为“加强和改进行政应诉工作”;三是文种为“意见”。在党政机关常用的15个公文文种中,除“公报”“公告”“通告”“令”四个文种以外,其他文种的标题,三要素均应完整。
  同时,在行文中也要注意公文标题的三种特殊形式:一是“双项式”公文标题,如《中华人民共和国主席令》。二是“转文式”公文标题,如《××省教育厅关于转发教育部〈高等学校学生行为准则〉(试行)的通知》。三是“复式”公文标题,即由主标题和副标题组成,如,主标题为《关于建国以来党的若干历史问题的决议》,在主标题下方居中位置标注副标题并用圆括号括起来,即“(一九八一年六月二十七日中国共产党第十一届中央委员会第六次全体会议一致通过)”。
  标印排列的规范性
  常见问题:公文标题字体、字号混乱,标印排列不对称、位置不当,常出现平行长方形或沙漏形的形式。
  根据《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2012)中的有关规定,公文标题字体字号用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布。回行时,要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间隔恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
  这里,需格外注意以下几个方面:
  1.两个机关联合行文时,两个行文机关名称处于同一行时,中间空一个字节。
  2.公文标题标印排列时保持词与词组的完整性。
  3.不能随意将“中的”“上的”“下的”以及“和”“与”“同”“及”连词排列在公文标题的另行之首;助词“的”字不宜标印在公文标题单独起行的中心词之前。
  表述的准确性
  常见问题:文种选用不准确,事由内容表述不准确等。
  毛泽东同志在《工作方法六十条》一文中指出,文章和文件都应当具有这样三种性质:准确性、鲜明性、生动性。其中,排在第一的就是准确性。公文标题表述最要紧的就是准确性。准确主要表现在题能统文、文能对题、题文相符。如果题文不合,甚至标题离文万里,那么标题拟写得再生动,也不足取。
  1.选用文种要准确。近似文种的选用更要讲究准确性。例如:“通知”与“通报”,“公告”与“通告”,“请示”与“函”等。既要熟知近似文种的适用范围,又要了解把握它们之间的共同点和不同点。
  2.表述事由力求准确无误。秘书工作者要有“为求一字稳,耐得半宵寒”的精神,拟写出最佳的公文标题。
  问题处理的技巧性
  常见问题:转文类公文标题隶属不清,事由叠床架屋、语意重复,乱用标点符号等。
  1.转文性公文标题拟写的技巧性。转文性公文包括转发、批转、印发类公文。目前,仍有不少机关单位分不清转发、批转、印发三者之间的隶属关系。尤其是转发类公文,因为转发的环节过多,往往造成转发机关名称、介词“关于”及文种三成分叠加的现象。为此,转发上级机关或不相隶属机关的公文时,可采取替代法、概括法、直转法等多种技巧来处理转文式公文标题。如,《××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发国务院关于……(事由)的通知的通知的通知》,可采取直转法——《××市人民政府转发国务院关于……(事由)的通知》,解决行文机关名称、介词“关于”、文种重复的问题。
  2.对事由叠床架屋等问题的处理。如,《×××上报(呈报、报送)×××的报告》,“报告”是上行文种,文种的语意中已包括上报、呈报、报送的意涵,完全可以把“上报(呈报、报送)”删去,让公文标题简练达意。
  3.正确使用标点符号。基于以往党政机关行文的实际情况,《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2012)对公文标题中使用标点符号未作限制性规定。
  从客观上讲,公文标题中常用的标点符号有“书名号、双引号、顿号、圆括号、连接号”五种。根据多年办文工作实际和对《标点符号用法》这一国家标准的学习理解,就公文标题中如何正确使用标点的问题,我有以下几条建议:
  1.除了印发法规时,法规名称应使用书名号以外,印发出现的文件名、篇名(如要点、计划、规划、纲要、方案等)及引用报刊、杂志名称时也可用书名号。
  2.当公文标题中出现缩略语和具有特殊含义的词语时应使用双引号。
  3.事由部分并列词语之间用顿号;引文时,机关名称之间不能空一个字位,应用顿号。
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